Personaladministration

Personaladministration

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Heute zum Thema Personal oder in neudeutsch „human ressources“ kurz : „HR“.

Jede Firma, sei es ein Einzelunternehmen, in welchem der Chef der einzige Angestellte ist, oder ein Konzern mit tausenden von Mitarbeitern, ist auf qualifiziertes und motiviertes Personal angewiesen. Keine Firma funktioniert ohne Mitarbeiter. Zumindest noch nicht.  

Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, je wichtiger und aufwändiger wird die Personaladministration. Je nach Firmenstruktur – Arbeitszeit und Lohnmodellen, kann es bereits in einer kleineren Firma Sinnvoll sein einen HR Business Partner/in, zumindest in Teilzeit zu beschäftigen. In Start Up’s und kleineren Firmen, macht es oftmals Sinn diese Aufgaben auszulagern und von einem externen Partner erledigen zu lassen. Was sind denn die eigentlichen Aufgaben der Personaladministration?

Die Personaladministration erfasst und pflegt Daten, die für die Mitarbeiterführung, die Organisation sowie für die Personalkosten benötigt werden. Sie ermöglicht den relevanten Datenaustausch sowohl intern als auch extern.

 Folgende vier Aufgabengebiete werden im Folgenden näher beleuchtet:

  1. Administrations- und Informationsaufgaben
  2. Abwicklungsaufgaben
  3. Meldeaufgaben
  4. Überwachungsaufgaben

1. Administrations- und Informationsaufgaben

Informationen über das Personal (den Mitarbeiter)

Unter Personal verstehen wir alle in einem Unternehmen tätigen Menschen. 

Das Datenschutzgesetz (DSG) und dessen Verordnung (DSGV) schreiben vor, dass nur Daten erfasst werden dürfen, die für den Zweck, für den sie gesammelt werden, relevant sind.

Während der Rekrutierung sind dies im wesentlichen folgende Informationen:

  • Name, Vorname
  • Geburtsdatum
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Heimatort (bei Ausländern: Nationalität)
  • AHV-Nummer
  • Ausbildung 
  • abgeschlossenen Weiterbildungen
  • Familien- und Zivilstand
  • Funktion
  • Arbeitspensum

Bei einer Anstellungen werden folgende Daten zusätzlich benötigt:

  • Eintrittsdatum
  • Bankverbindung
  • Lohn
  • Kirchenzugehörigkeit (insbesondere bei Quellensteuer.
  • Abteilung/Kostenstelle
  • Interne Telefonnummer
  • Berechtigungsstufe (Zutritte und Netzwerk
Verwendungszweck der Daten

Einerseits für innerbetriebliche Informationen:

  • Adressen Mitarbeiter
  • Geburtstage
  • Dienstjahre usw.

Andererseits gesetzliche Forderungen:

  • Bescheinigung über Zwischenverdienst
  • Arbeitgeberbescheinigung
  • Quellensteuer
  • Handelsregistereintrag
Das Personaldossier

Um die tägliche Arbeit und den Suchaufwand zu minimieren, empfiehlt sich eine einheitliche und übersichtliche Gliederung des Dossiers. Folgende Unterteilung ist denkbar:

  • Personalien (Bewerbung, Familienstand)
  • Vertrag (Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, beförderungen)
  • Ausbildung (Weiterbildung, Kurse)
  • Versicherung (Krankenkasse, AHV, Pensionskasse)
  • Korrespondenz

Die Dossiers können chronologisch gegliedert nach Ein- und Austritten und/oder alphabetisch geordnet werden.

Insbsondere zu vermeiden sind sogenannte „Schattendossiers“, welche oftmals zusätzlich zu den eigentlichen Personaldossiers durch direkte Vorgesetzte angelegt werden. 

Ein Teil der Informationen sind allen oder vielen Mitarbeitern zugänglich. (ZB: Telefonlisten, oder Arbeitzplatzzuteilung). Die übrigen Daten sind vertraulich und nur durch einige Vorgesetzte und Personalverantwortliche einzusehen. (ZB. Lohnabrechnungen, BVG Ausweise, persönliche Daten).

Informationen bezüglich Stelle und Rekrutierung

Um eine offenen Stelle mit einem möglichst optimalen Mitarbeiter zu besetzen, dienen zwei Informationsquellen:

  1. Die Stellenbeschreibung
  2. Das Anforderungsprofil

Die Stellenbeschreibung ist Personenneutral und definiert Aufgaben, Kompetenzen, und Verantwortung sowie die hierarchische Einbindung der Funktion.

Das Anforderungsprofil richtet sich an die Person, deren Kompetenzen und Fähigkeiten die Anforderungen an die Stelle möglichst genau abdecken sollen. 

Personalstatistiken

Mitarbeiter betreffende Informationen fliessen oft in Listen und Statistiken ein. In der Regel sind dies zusammengefasst und anonymisierte Daten. Die Daten dienen einerseits dazu, Entwicklungen und Trends im Vergleich mit anderen Unternehmen zu erkennen. Andererseits können die Informationen in dieser Form auch in öffentliche und branchenübergreifende Statistiken einfliessen.

Im Folgenden einige Beispiele für interne und externe Statistiken:

Interne Personalstatistiken

  • Personalkosten
  • Vollbeschäftigung, Personalbestand
  • Fluktuation
  • Lebens- und Dienstalter
  • quotenstatistiken (Kader, Frauen, Verwaltung, Ausländer usw.)
  • Ausfallstunden Krankheit/Unfall

Listen und Statistiken für Behörden

  • Beschäftigungsstatistik (Bundesamt für Statistik)
  •  Lohnbescheinigung für AHV Ausgleichskasse
  • Quellensteuerdeklaration für Grenzgänger
  • Bruttoeinkünfte für Kranken- und Unfalltaggeldversicherer
  • Lohnausweise
  • Verbandsstatistiken
Personalinformationssysteme (PIS)

Wie in allen Bereichen des Lebens werden auch in der der Personaladministration immer mehr Daten elektronisch erfasst und verarbeitet. Einerseits wird dadurch die Erfassung und Übermittlung von variablen Daten wie Arbeits- und Überzeiterfassung oder (Stunden)-löhne vereinfacht und beschleunigt. Andererseits können auch die Auswertung betrieblicher Kennzahlen und die Personalplanung fast auf Knopfdruck erledigt werden. 

Die PIS werden jedoch nicht nur für administrative Aufgaben eingesetzt, selbst bei strategischen Entscheidungen wie Personalauf- oder -abbau, oder Auswertung von Kennzahlen, bieten diese wertvolle Unterstützung.

2. Abwicklungsaufgaben

Die Abwicklungsaufgaben in der Personaladministration umfassen sämtliche Handlungen im Zusammenhang mit Personal zwischen der Stellenausschreibung, der Einstellung und dem Austritt eines Mitarbeiters aus der Firma. Dazu gehört das Schalten von Stelleninseraten auf unterschiedlichen Medien genau so wie das vorbereiten von Arbeitsverträgen, die Erfassung im Personalinformationssystem, die An- und Abmeldung bei Sozialversicherungen bis hin zum erfassen des Arbeitszeugnisses und der Drurchführung und Erfassung des Austrittsgespräches.

Im Folgenden gehen wir näher auf die einzelnen Abwicklungsaufgaben ein.

Bewerbungsablauf

Bevor eine Stelle ausgeschrieben wird, soll geprüft werden ob diese auch intern besetzt werden kann. Ist dies nicht möglich oder sinnvoll, werden externe Bewerber angesprochen. Dazu ist die geeignete Suchmethode zu bestimmen.  Abhängig von der zu besetzenden Stelle, zeigt dir Praxis, dass ein Medienmix die besten Resultate erzielt. Folgende Suchkanäle gilt es zu nutzen:

  • Stelleninserat in der Zeitung
  • Stelleninserate im Internet
  • Kollegen Empfehlungen
  • Stellenvermittler
  • Spontanbewerbunge
  • Interne Ausschreibungen

Nicht zu unterschätzen ist auch das sogenannte „Personalmarketing“, dieses zielt darauf ab, wie eine Unternehmung in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird und welches Image sie pflegt. Ist es für die besten Bewerber erstrebenswert in einer Unternehmung zu arbeiten?

Nun wird das Anforderungsprofil der Stelle mit den Profilen der Bewerber verglichen. Nach einer ersten Grobanalyse erfolgt die Feinauswahl. Wobei die einzelnenn Fähigkeiten nach dem sogenannten: „MUSS/SOLL/KANN“-Prinzip beurteilt werden.

Das persönliche Interview  mit den Bewerbern, welche in der engeren Auswahl stehen, hat eine Schlüsselstellung im Berwerbungsverfahren. Daher sollen einerseits immer mehrere Entscheidungsträger beteiligt sein und eine adäquate Nachbearbeitung ist von immenser Wichtigkeit.

Die Einstellung

Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages wird die Einstellung rechtswirksam. In der Regel kommen nun Kündigungsfristen zu tragen, was der Personaladministration die Zeit gibt den Eintritt vorzubereiten und die relevanten Daten zu erfassen.

Der Eintritt

In Zusammenarbeit mit den direkten Vorgesetzten bereitet die Personaladministration alles notwenige vor um den neuen Mitarbeiter zu empfangen. 

Dazu gehören die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Netzwerkpasswörter, Schlüssel und ev. Arbeitskleidung. Ferner sind Vorgesetzte und Mitarbeiter via schwarzes Brett, Email oder Intranet zu informieren.

Ein Einführungsprogramm, das auf die Stelle und den Bewerber angepasst ist, hilft dabei den neuen Mitarbeiter schnell und umfassend in die betrieblichen Strukturen und Prozesse zu integrieren.

Administrative Aufgaben nach dem Eintritt

Nach dem Eintritt des Mitarbeiters fallen folgende administrativen Aufgaben an:

  • Anmelden bei der AHV Ausgleichskasse
  • Anmelden bei der Pensionskasse
  • Erfassen der Daten im Personalinformationssystem (sofern nicht bereits geschehen)
  • Anmelden bei der Unfall- und Krankentaggeldversicherung
  • Überprüfen von Arbeitsbewilligungen, Quellensteuer usw.
Die Probezeit

Gemäss OR Art. 335b kann im Arbeitsvertrag eine Probezeit von maximal 3 Monaten vereinbart werden.  Während der Probezeit, kann der Vertrag beidseitig innerhalb einer Frist von 7 Tagen gekündigt werden. Damit ist die Eintrittsphase nach Beendigung der Probezeit abgeschlossen. 

Die Personaladministration behält die Termin im Griff und veranlasst rechtzeitig, dass das Probezeitgespräch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem durchgeführt wird. Das Gespräch und allfällige daraus folgende Massnahmen werden schriftlich festgehalten und im Personaldossier abgelegt.

Veränderungen – Personalmutationen

Eine wichtig Aufgabe der Personaladministration, sind die Mutationen. Es ist wichtig, dass alle erfassten Daten jederzeit aktuell und nachgeführt sind.

Der Austritt

Der Austritt eines Mitarbeiters aus der Firma kann geplant (Pensionierung oder befristetes Arbeitsverhältnis) oder ungeplant (Kündigung oder Tod) erfolgen. In jedem Fall ist die Art und Weise wie der Austritt abgewickelt wird, entscheidend für den Gesamteindruck, den der Mitarbeiter mitnimmt und allesnfalls weitergibt.

Folgende Austrittsformalitäten gilt es einzuhalten:

  • Pendenzen regeln
  • Akten übergeben
  • Arbeitsplatz aufräumen
  • Rückgabe aller Gegenstände und Unterlagen
  • Verfassen und übergeben des Arbeitszeugnisses
  • Austrittsgespräch
  • Verabschiedeung

Die Personaladministration hat darauf zu achten, was mit den unterschiedlichen Dokumenten zu geschehen hat. Auszahlungs und Zeugnisunterlagen müssen aufbewahrt werden. Zeugniskopien und Bewerbungen werden zurückgegeben. Ärztliche- und Grafologische Gutachten werden vernichtet.

Das Austrittsgespräch

Das Austrittsgespräch versteht sich als Dienstleistung des Mitarbeiters an das Unternehmen.  Es hat zum Ziel Informationen über Stärken und Schwächen des Unternehmens, der Stelle und des Arbeitsplatzes  zu sammeln und daraus Verbesserungsmassnahmen abzuleiten.

Das Arbeitszeugnis

Gemäss OR 330a, kann der Arbeitnehmer jederzeit (nicht nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses), ein Zeugnis verlangen, das Informationen gibt über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters.

Auf besonderes Verlangen des Mitarbeiters, kann sich das Zeugnis auf Art und Dauer der Tätigkeit beschränken. Dies wird als „Arbeitsbestätigung“ bezwichnet.

3. Meldeaufgaben

Insbesondere bei Ein- und Austritten, abe auch im Falle von Mutationen während des Anstellungsverhältnisses, eergeben sich Meldeaufgaben, die durch die Personaldaministration vorzunehmen sind. Zum einen sind dies rein informative, interne Meldungen. Zum anderen aber auch operative Meldungen, je nach Stelle beispielsweise an Kunden oder Lieferanten oder die Eintragung ins Handelsregister. Eine besondere Bedeutung kommt den Meldungen an die verschiedenen Leistungserbringer der Sozialversicherungen zu, auf die im Folgenden näher eingegangen wird.

Die Sozialversicherungen sind im Speziellen:

  • AHV-Ausgleichskasse
  • Pensionskasse
  • Krankentaggeldversicherung
  • Unfallversicherung
  • Familienausgleichskasse
AHV-Ausgleichskasse

Die Ausgleichskassen sind rechtlich selbständige Organe. Neben zahlreichen Verbandsausgleichkassen der verschiedenen Branchen, gibt es kantonale Ausgleichskassen und solche für die Bundesbetriebe. Die Ausgleichskassen stellt die Prämien für AHV, IV, EO und ALV in Rechnung. 

Jährlich wird der Ausgleichskasse das Beitragspflichtige Einkommen sowie die Anstellungsdauerdes vergangenen Jahres jedes Mitarbeiters auf einer Liste mitgeteilt. Aufgrund dieser Liste wird die Ausgleichskasse die Präminen berechnen.

Neu eingetretenen Mitarbeiter und Mutationen (ZB. Namensänderung bei Heirat) werden der Ausgleichskasse gemeldet. 

Der Bezug der Altersrente muss durch den Versicherten selber, drei bis vier Monate vor dem Erreichen des AHV-Alters bei der Ausgleichskasse angemeldet werden.

 Im Falle von Invalidität, muss der Versicherte selber bei der IV-Stelle des Wohnkantons seine Ansprüche anmelden. Spätestens mit dem Zeitpunkt der Rentenzahlung durch die IV wird der Arbeitsvertrag angepasst. Je nach Invaliditätsgrad aufgelöst oder reduziert.

Unfallversicherung(UVG)

Hier wird nur die jährliche, prämienpflichtige Lohnsumme dem Versicherer gemeldet. 

Untersteht der Arbeitnehmer einer Vorsorgeuntersuchungs-Pflicht nach Arbeitsgesetz, müssen dem Versicherer auch dessen Ein- und Austritt meldet werden.

Unfallereignisse am Arbeitsplatz (Berufsunfälle) und in der Freizeit (Nichtberufsunfälle) müssen dem Versicherer unverzüglich gemeldet werden. 

Krankentaggeldversicherung

OR Art. 324a garantiert dem Arbeitnehmer die Lohnfortzahlung auch wenn er Krankheitsbedingt ausfällt. Zumindest für eine gewisse Zeit. Die Krankentaggeldversicherung deckt dieses Risiko. Der Arbeitgeber kann sich freiwillig davor schützen und darf die Prämien dafür vom Lohn in Abzug bringen.

Familienausgleichskasse (FAK)

Ein Arbeitgeber ist verpflichtet sich einer Familienausgleichskasse anzuschliessen. Dieser werden Mitarbeiter und deren Kinder und kontinuierlich die Veränderungen in Alter Ausbildung usw. gemeldet.

Die FAK bezahlt Kinder und Ausbildungszulagen.

Pensionskasse

Die Meldeaufgaben gegenüber der Pensionskasse sind besonders umfangreich. Alle Änderungen des Lohns, wirken sich auch auf den versicherten Lohn aus. Zusätzlich zur Meldung bezüglich Ein- und Austritt, haben insbesondere Lohnanpassungen Einfluss auf die Leistungen der PK. Diese sind beispielsweise begründet in: „Reguläre Lohnerhöhungen, Beförderungen, Lohnanpassungen nach unten, unbezahlte Urlaube, Änderung Arbeitspensum, Arbeitsunfähigkeit mit Rente, Zivilstandsänderung, Geburten, Tod von Versicherten oder Angehörigen, Pensionierungen.

Personalplanung

Die Personalplanung hat zum Ziel, die richtigen Mitarbeiter in der benötigten Anzahl, zum richtigen Zeitpunkt an der rcihtigen Stelle zur Verfügung zu stellen.

Im Falle von strategischen Personalveränderungen, namentlich bei Massenentlassungen (mehr als 10% der Arbeitnehmer) sind gemäss OR Art. 335f ff die Arbeitnehmer zu konsultieren und das kantonale Arbeitsamt schriftlich zu informieren.

Weiter haben Einfluss auf dei Personalplanung: Kündigungen, Tod des Arbeitnehmers, Pensionierung, Reduktion oder Ausbau des Pensums.

4. Überwachungsaufgaben

  • Zu den Überwachungsaufgaben der Personaladministration gehören die Erfassung von Abweichungen der normalen Arbeitszeit, also Ferien, Überstunden, Krankheit, Unfall. Die Dauer von unvorhergesehenen Absenzen ist nicht immer klar, daher muss sie entsprechend überwacht werden.

Im Falle von Ferien und Überstunden muss zudem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen überwacht werden. 

  • Informationen sollen vollständig sein
  • Termine müssen eingehalten werden
  • Massnahmen sind zu koordienieren und zu steuern
Überwachungsaufgaben bei der Arbeitszeiterfassung

Seit dem 01.01.2016 besteht die Möglichkeit gemäss Art. 73a ArGV 1, dass Arbeitnehmer auf der Grundlage eines Gesamtarbeitsvertrages, gänzlich auf eine systematische Erfassung der Arbeitszeit verzichten. Voraussetzung dafür ist allerdings wie gesagt, das vorhandensein eines GAV, ein Bruttojahreseinkommen von mehr als CHF 120’000.-  sowie die schriftliche Einverständniserklärung des betroffenen Mitarbeiters. 

Fehlt eine dieser Voraussetzungen muss die Arbeitszeit, alle Arten von Abwesenheiten sowie Überstunden / -zeit der Mitarbeiter regelmässig erfasst werden.Die Personaladministration überwacht insbesondere:

  •  Die richtige Bedinung des Erfassungssystems
  • Die Einhaltung des Arbeitszeitreglements
  • Die Regulierung des Zeitsaldos
  • Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
Überwachungsaufgaben bei Krankheit oder Unfall

Im Falle vom kompletten oder teilweisen Ausfall eine Mitarbeiters, fallen folgende Überwachungsaufgaben an:

  • Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Genaues Datum von Beginn und Ende.
  • Grad der Arbeitsunfähigkeit. 100% oder teilweise. ACHTUNG: Arbeitsfähigkeit ist nicht zu verwechseln mit Anwesenheitsfähigkeit. 50% Arbeitsfähig kann bedeuten, dass der Arbeitnehmer 100% anwesend sein kann. Im Zweifelsfall ist der Arzt zu fragen.
  • Überwachen des Arztzeugnisses gem. betrieblichen Vorgaben.
  • Allfalls überprüfung der Arbeitsfähigkeit durch einen Vertrauensarzt.
  • Überwachung der Anmeldung an die Krankenttaggeldversicherung unter Einhaltung der vereinbarten Karenzfrist.
  • Begleitung des betroffeneen Arbeitnehmers durch Kollegen und/oder Vorgesetzte.
  • Überwachung des Unfallscheines, damit die Kosten abgerechnet werden können.

Diese Informationen dienen zur Information, um Massnahmen in der Personalplanung ableiten und allfällige Versicherungsleistung rechtzeitig beanspruchen zu können.

Überwachen von Ferien

Die Erfassung von Ferienwünschen dient dazu Engpässe in den personellen Ressourcen  rechtzeitig zu erkennen und zu verhindern.  Aus diesen Informationen lassen sich entsprechende Massnahmen wie: „Verschiebungen, Betriebsferien, Ferienaushilfen Terminverschiebungen“, ableiten.

Insbesondere ist darauf zu achten, dass der Feriensaldo per Ende Jahr möglichst auf Null ist. Zudem sind Ferienansprüche, bei unterjährigem Eintritt sowie bei längeren Absenzen von mehr als einem Monat, anzupassen.

Überwachung der Überstunden / Überzeit

OR Art. 321c regelt den Umgang mit Überstunden. Die Überzeit ist im Arbeitsgesetz Art. 12 geregelt. Während die Überstunden eine Überschreitung der wöchentlichen Normalarbeitszeit darstellt, wird mit Überzeit jene Mehrleistung bezeichnet, die die gesetzliche Höchstarbeitszeit übersteigt.

Unter herziehung der Daten aus der Arbeitszeiterfassung, werden folgende Informationen überwacht:

  • Handelt es sich um Überstunden oder Überzeit?
  • Ist die Mehrleistung angeordnet?
  • Zu welchem Zeitpunkt wurden die Mehrleistungen erbracht? Daraus resultierend, lassen sich die Zuschläge berechnen.
  • Überstundensaldo
  • Entscheidung bezüglich Übertrag auf die nächste Periode, Ausbezahlen oder kompensieren.

Überstunden und Überzeitensaldi müssen bekannt sein, damit gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden können.

06.11.2019/ran

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